Dokumente PRO
Alles in bester Ordnung
Sie suchen eine Auftragsbestätigung, wissen aber nicht mehr, wo Sie diese digital abgelegt haben? Dank automatischer Verknüpfungen wird Ihnen das mit Dokumente PRO nicht mehr passieren.
Intelligente Verknüpfung
Automatische Verknüpfung von Dokumenten & Stammdaten
Zentrale Übersicht
Alle Dokumente auf einen Blick
Effektive Speichernutzung
Keine Datei-Dubletten dank Verknüpfungsprinzip
Nie wieder Dokumente suchen
Das Zusatzmodul Dokumente PRO ermöglicht Ihnen ein transparentes und besonders übersichtliches Dokumentenmanagement. Ob Belege, Quittungen, Einzugsermächtigungen, Bestellungen oder auch Zahlungsbelege – beim Import werden diese einmalig in orgaMAX abgespeichert und automatisch mit den jeweiligen Stammdaten verknüpft. So finden Sie schnell und ohne langes Suchen genau die Informationen, die Sie gerade benötigen.
Einmalige Zuordnung, maximale Übersicht
Wie genau funktioniert die intelligente Verknüpfung? Fügen Sie beispielsweise eine eingescannte Auftragsbestätigung Ihres Lieferanten dem zugehörigen Auftrag in orgaMAX hinzu, ist diese Auftragsbestätigung nicht nur mit dem Auftrag, sondern automatisch auch mit dem Lieferanten verknüpft. Sie können die Auftragsbestätigung somit sowohl innerhalb des Lieferanten einsehen als auch innerhalb des Auftrags. Das schnelle Auffinden einer Auftragsbestätigung wird dadurch zum Kinderspiel.
Eigene Verknüpfungen hinzufügen
Sie möchten, dass ein bestimmtes Dokument noch an weiteren Stellen auffindbar ist? Kein Problem. Öffnen Sie hierfür einfach das jeweilige Dokument in orgaMAX und bearbeiten bestehende Verknüpfungen oder fügen neue hinzu (Zweitverweis), sodass die Datei in allen für Sie wichtigen Vorgängen hinterlegt ist.
Zentrale Übersicht aller Dokumente
Im Office-Bereich unter Dokumente finden Sie alle in orgaMAX importierten Dokumente in einer Übersicht. Über die Filterfunktion lassen sich hier sehr schnell und unkompliziert einzelne oder eine Gruppe von Dokumenten auflisten. Gleichzeitig erlauben die Reiter eine schnelle Ansicht aller Dokumente aus einem Bereich. Zum Beispiel lassen sich so ganz einfach alle Dokumente aus dem Bereich „Eingangsrechnung“ anzeigen. Haben Sie hier zu jeder Eingangsrechnung eine eingescannte Kopie als Dokument abgelegt, können Sie einen beliebigen Zeitraum festlegen und alle auf einmal für Ihren Steuerberater exportieren. Wählen Sie nur eine begrenzte Zahl Dokumente aus, können Sie diese auch direkt per E-Mail versenden. Mühsames Zusammensuchen einzelner Dokumente entfällt, Sie sind ruckzuck fertig und sparen wertvolle Zeit.
Einfache Bedienung
Sie können Dokumente ganz einfach auf Ihrem Rechner auswählen und bequem per Drag & Drop in orgaMAX ablegen. Alternativ können Sie Dokumente entweder über die Detailansicht eines Datensatzes, z. B. eines Auftrags, oder über die zentrale Dokumentenablage unter dem Menüpunkt „Dokumente“ im Bereich „Office“ von Ihrem Rechner in orgaMAX importieren. Beim Import mehrerer Dokumente auf einmal können Sie diese nacheinander dem gewünschten Vorgang zuordnen.
Effektive Speichernutzung
Obgleich ein in orgaMAX importiertes Dokument in den verschiedensten Bereichen auffindbar ist, entstehen keine Datei-Dopplungen. Ihr importiertes Dokument wird nur einmal zentral abgespeichert und lediglich durch Verknüpfungen von mehreren Stellen aus zugänglich gemacht. So wird Ihr Speicherplatz enorm geschont und Ihre Dokumentendatenbank vor unnötigen Dubletten bewahrt.