das ist neu in der
Version 19
Was ist neu bei orgaMAX 19?
Für das kommende Geschäftsjahr haben wir wieder eine Schippe draufgelegt. Denn: Ihr Erfolg ist unser Ansporn. Wir möchten, dass orgaMAX Sie noch besser unterstützt und Ihr Büroalltag so noch effizienter und leichter wird.
Aus diesem Grund haben wir all unser Know-how in die Waagschale geworfen und in enger Zusammenarbeit mit Ihnen, unseren Kunden, eine Vielzahl neuer, praxisnaher Funktionen entwickelt. Das Resultat kann sich sehen lassen:
Über 30 neue Funktionen sorgen für mehr Effizienz, mehr Übersicht, mehr Möglichkeiten, mehr Individualität, mehr Sicherheit und mehr Unterstützung. Alles für Ihr Unternehmen. Alles für Ihren Erfolg!
Mehr Effizienz – weil Ihre Zeit wertvoll ist!
Am Ende des Tages ist noch viel Arbeit übrig? Dann haben Sie zwei Möglichkeiten: Entweder, Sie arbeiten noch länger – oder aber Sie stellen Ihren Büroalltag auf effizientere Beine! orgaMAX 19 hilft Ihnen dabei. Folgende Neuerungen bringen Ihnen noch mehr Effizienz in Ihren Arbeitsalltag und sorgen so dafür, dass Sie den Überstunden künftig die rote Karte zeigen können.
Gleichzeitiges Arbeiten in mehreren Bereichen
Wenn Sie gerade ein aufwendiges Angebot schreiben, Ihre aktuellen Umsätze abrufen oder mitten in einer anderen Tätigkeit in Ihrem orgaMAX vertieft sind und einer Ihrer Kunden anruft, um sich zum Beispiel über eine erhaltene Rechnung zu erkundigen, möchten Sie natürlich Ihre aktuelle Arbeit nicht unter- oder gar einen Vorgang komplett abbrechen. Schließlich wäre es doppelte Arbeit, im Anschluss wieder ganz vorn vorn beginnen zu müssen.
Mahnungsversand mit angehängter Rechnung
Stellen Sie sich einmal vor, einer Ihrer Kunden kommt seinen Zahlungsverpflichtungen nicht nach, sodass Sie ihm eine Mahnung bzw. Zahlungserinnerung zusenden müssen. Damit Ihr Kunde weiß, um welchen Posten es sich handelt, fügen Sie der Mahnung am besten auch noch die entsprechende Rechnung an. Bisher mussten Sie die Rechnung erst einmal suchen, bevor Sie sie dann auch noch manuell an die Mahnung fügen mussten.
Wird mit orgaMAX 19 eine Mahnung verschickt, dann wird die Rechnung, auf der die Mahnung basiert – sofern gewünscht – automatisch als Anhang in die E-Mail mit eingefügt. Ganz einfach, ohne Suche! Des Weiteren ersparen Sie sich etwaige Rückfragen Ihrer Kunden und kommen so noch schneller an Ihr Geld.
Auftrag und Lieferschein in einem Schritt erstellen
Manchmal muss es einfach einen Ticken schneller gehen. Stellen Sie sich zum Beispiel vor, einer Ihrer wichtigsten Kunden benötigt eine dringende Lieferung von Ihnen. Er ist jedoch unterwegs und kann Ihnen eine offizielle Bestellung deshalb erst am Abend zusenden. Um keine Zeit zu verlieren, möchten Sie schon einmal die Lieferung konfektionieren und den Lieferschein ausdrucken, damit alles zusammen direkt am nächsten Morgen versendet werden kann.
Bislang war es nicht möglich Lieferscheine zu erstellen, ohne zuvor im Bereich Aufträge einen Auftrag erstellt zu haben. Mit orgaMAX 19 ändert sich dieses Vorgehen jedoch. Sie können jetzt direkt im Bereich „Lieferscheine“ per Knopfdruck den Auftrag samt Lieferschein erstellen, der dann direkt in der Druckansicht geöffnet wird. So sind Sie noch flexibler und können noch schneller als bisher reagieren und Waren zum Versand vorbereiten.
Benutzerwechsel in der Kasse
Eine Kasse, mehrere Mitarbeiter: Da ist des Öfteren ein schnelles Wechseln des angemeldeten Nutzers in der Kasse erforderlich. Manchmal muss die Kasse aber auch einfach gesperrt werden, damit sich in Ihrer Abwesenheit niemand unerlaubt Zugriff auf Ihr orgaMAX verschaffen kann und so in Ihrem Namen Änderungen oder Transaktionen vornimmt. Das ist zum Beispiel dann der Fall, wenn Sie für die Kundenberatung kurz Ihren Platz an der Kasse verlassen müssen. Und kein Problem mit orgaMAX 19!
Ab sofort kann ein Mitarbeiterwechsel direkt über das Menü in der Kasse erfolgen. Über den neuen Abmelde-Button gelangt der Nutzer auf einen Sperrbildschirm. Klickt er diesen an, erscheinen Kacheln mit allen Nutzern, die das Recht haben, die Kasse zu verwenden. Wählt der jeweilige Mitarbeiter nun seine Kachel aus, kann er sich mit seinem persönlichen orgaMAX-Passwort anmelden und direkt in der Kasse weiterarbeiten. Der Weg über die orgaMAX-Oberfläche ist dabei nicht mehr nötig.
Durch den neuen Sperrbildschirm schützen Sie Ihre orgaMAX Daten außerdem vor jeglichen unerlaubten Zugriffen. Ohne korrektes Passwort gibt es keinen Zugriff auf die Kasse – und auch nicht auf die restlichen orgaMAX-Funktionen. Dafür trägt der Sperrbildschirm Sorge. Er kann nicht einfach weggeklickt, sondern nur gänzlich geschlossen werden – und in diesem Fall wird auch orgaMAX beendet.
Artikel aus Bestellungen in Stammdaten übernehmen
Nicht bei jeder Bestellung, die man tätigt, ordert man ausschließlich Artikel, die schon in den eigenen Stammdaten hinterlegt sind. Da ist es besonders praktisch und zeitsparend, wenn man diese Artikel samt ihrer Details nicht erst in einem separaten Bereich anlegen muss, sondern sie direkt aus der Bestellung in die Stammdaten übernehmen kann.
Mit orgaMAX 19 ist genau das jetzt möglich! Geben Sie einen neuen Artikel in einer Bestellung ein, können Sie diesen – inklusive aller Daten wie Artikelbeschreibung, Preis, Lieferant und Artikelnummer – per Mausklick direkt in die Stammdaten aufnehmen. Das ist nicht nur besonders praktisch, sondern hilft Ihnen einmal mehr, Ihren Arbeitsalltag noch effizienter zu gestalten.
EC-Anbindung
Automatische und schnellere Kundenzahlungen per EC-Karte – kein Problem mit orgaMAX 19! Denn mit der neuen Jahresversion ist es möglich, ein EC-Terminal, das über ein ZVT-Protokoll verfügt, zu verwenden. Dieses kommuniziert direkt mit der Software, übermittelt Rechnungsbeträge und zeigt an, ob eine Transaktion auch erfolgreich war.
Schnellere Performance
Effizienteres Arbeiten dank schnellerer Ladezeiten – orgaMAX 19 macht’s möglich! So wurde etwa im Kunden-Detailbereich die Geschwindigkeit im Kaufartikel-Bereich maßgeblich erhöht. Lange Wartezeiten bei großen Datenbanken in diesem Bereich gehören somit der Vergangenheit an. Auch in anderen Bereichen hat sich in Sachen Geschwindigkeit noch einmal eine ganze Menge getan, sodass Sie in Zukunft noch mehr Zeit sparen!
So behalten Sie den Überblick
Sie möchten immer wissen, wann, von wem und auf welchem Weg einem Kunden ein Vorgang zugeschickt wurde? Kein Problem, denn auf Wunsch können Sie sich von orgaMAX 19 ein Ereignis dazu anlegen lassen und dies jederzeit im Detailbereich einsehen.
Hinterlegt wird dabei z. B. „Angebot per E-Mail versendet“ oder „Rechnung ausgedruckt“, der Mitarbeiter, der die Aktion ausgeführt hat, die Vorgangsnummer sowie der Zeitpunkt des Drucks oder des Versands. Optional können Sie natürlich auch eigene Bemerkungen hinzufügen.
Ruft Sie also in Zukunft ein Kunde an und fragt Sie, wo sein Angebot bleibt oder warum er noch keine Rechnung erhalten hat, dann sehen Sie mit orgaMAX 19 auf einen Blick nicht nur, wann Sie den Vorgang erstellt haben, sondern auch, wann Sie ihn wie versendet haben.
Lückenlose Versandhistorie
Wenn Sie gerade ein aufwendiges Angebot schreiben, Ihre aktuellen Umsätze abrufen oder mitten in einer anderen Tätigkeit in Ihrem orgaMAX vertieft sind und einer Ihrer Kunden anruft, um sich zum Beispiel über eine erhaltene Rechnung zu erkundigen, möchten Sie natürlich Ihre aktuelle Arbeit nicht unter- oder gar einen Vorgang komplett abbrechen. Schließlich wäre es doppelte Arbeit, im Anschluss wieder ganz vorn vorn beginnen zu müssen.
Standardversand je Kunde definieren
Sie haben ein neues Produkt im Angebot, das sich großer Beliebtheit erfreut und Ihre Kunden überhäufen Sie deshalb mit Bestellungen und Angebotsanfragen? Dann werden Sie sicherlich kaum aus dem Schreiben von Angeboten und Rechnungen herauskommen. Doch wie kommt das Schriftstück nach der Erstellung eigentlich zum Kunden – per Post oder per E-Mail? Das für jeden einzelnen Kunden separat nachschauen und herausfinden zu müssen, kann ganz schön aufhalten. Anders ist das mit orgaMAX 19, denn mit der neuesten Jahresversion müssen Sie sich um diese Problematik keine großen Gedanken mehr machen.
So gibt Ihnen das Programm nun die Möglichkeit, für jeden Ihrer Kunden eine Standard-Versandart zu definieren. Sie können direkt im Kunden hinterlegen, ob ihm sein Vorgang als Mail oder Druck auf dem postalischen Weg zugestellt wird. So brauchen Sie sich über die Versandart keine Gedanken mehr zu machen und sparen wertvolle Zeit.
Optimierte Lagerbestandsanzeige im Vorgang
Sie können nur das ausliefern, was Sie auch tatsächlich auf Lager haben. Deshalb ist es schon bei dem Schreiben von Angeboten, aber natürlich auch bei der Erfassung von Aufträgen und nicht zuletzt beim Erstellen von Rechnungen wichtig, immer über den aktuellen Lagerbestand der angebotenen Artikel informiert zu sein.
Bisher konnten Sie während eines Verkaufsvorgangs die Lagerbestände allerdings nicht alle auf einen Blick einsehen. Mit orgaMAX 19 ändert sich das, denn in der Artikelmaske Ihres Auftrags bzw. Ihrer Rechnung ist für jeden Artikel der jeweilige Lagerbestand ausgewiesen. Es bedarf noch nicht einmal eines zusätzlichen Klicks, denn alle Informationen sind sofort einsehbar. So verlieren Sie garantiert nie den Überblick!
Konsolidierte Packlisten
Soll eine Lieferung in den Versand gehen, wird im Vorfeld nicht nur ein Lieferschein erstellt, sondern auch eine Packliste – schließlich muss die Konfektionierung der Waren im Lager vorbereitet werden. Um dabei unnötige Wege zu vermeiden, ist es sinnvoll, mehrere Packlisten zusammenzufassen. Mit orgaMAX 19 ist das ganz leicht, schließlich müssen Sie dazu nur die betreffenden Lieferscheine markieren und können anschließend via Mausklick konsolidierte Packlisten erstellen.
In den konsolidierten Packlisten sind die einzelnen Positionen übersichtlich nach Lagerort und Lagerplatz sortiert. So können Ihre Mitarbeiter besonders effizient packen, erledigen auf einen Schlag gleich mehrere Aufträge und müssen nicht für jede einzelne Lieferung immer wieder die gleichen Wege zurücklegen. So sparen Ihre Mitarbeiter wertvolle Zeit!
Übersicht zugeordneter Artikel je Lieferant
Stellen Sie sich vor, Sie erhalten aus Ihrem Lager die Information, dass ein Artikel dringend benötigt wird. Dann stellt sich direkt die Frage, welcher Lieferant diesen überhaupt anbietet – und welcher die passende Losgröße oder den besten Preis vorhält. Dazu mussten Sie bislang jeden dem Artikel zugeordneten Lieferanten anklicken und einzeln durchforsten.
Auch an diesem Punkt greift Ihnen orgaMAX in Zukunft unter die Arme. In der Artikelübersicht markieren Sie einfach den entsprechenden Artikel und in den Details sehen Sie direkt auf einen Blick, welche Ihrer Lieferanten diesen Artikel führen, wie die jeweilige Artikelnummer lautet und vor allem welcher Einkaufspreis hinterlegt ist. Einfacher geht es nicht!
Artikel in Bestellvorgängen zusammenfassen
Sie verkaufen Artikel zu Tagespreisen und möchten ohne viel Aufwand bei jedem Kunden den letzten Kaufartikel und dessen Preis sowie Menge ermitteln – ohne dafür in der letzten Rechnung nachschauen zu müssen? Oder möchten Sie vielleicht wissen, welcher Artikel zuletzt von welchem Kunden zu welchem Preis gekauft wurde? Kein Problem mit orgaMAX 19!
Denn ab sofort gibt es im Detailbereich des Kunden unter der Rubrik Kaufartikel zwei zusätzliche Spalten – letzte Menge und letzter Nettopreis/Einheit – die Ihnen genau diese Informationen liefern. Ebenso verhält es sich im Detailbereich Ihrer Artikel unter der Rubrik Kaufende Kunden. So kommen Sie immer schnell und unkompliziert an Ihre benötigten Informationen.
Mehr Informationen im Detailbereich Kunde/Artikel
Sicherlich kennen Sie die Funktion „Bestellvorschläge“. Dabei werden Ihnen – wie der Name schon sagt – Bestellungen für Artikel ausstehender Aufträge vorgeschlagen, sollte ein geringer Lagerbestand erreicht sein. Bei hoher Auftragslage kann es durchaus sinnvoll sein, die Bestellmengen gleicher Artikel zusammenzufassen und diese als Gesamtsumme auszuweisen, statt für jeden Auftrag eine separate Bestellposition aufzuführen.
In orgaMAX 19 wird diese Funktion nun erstmalig per Mausklick verfügbar sein. Ihre Bestellungen werden sich dadurch übersichtlicher gestalten – und Ihr Lieferant wird es Ihnen danken!
Zusatzmodul Dokumente PRO
Das neue Zusatzmodul Dokumente PRO ermöglicht Ihnen ein völlig neues Dokumentenmanagement! Neu hinzugefügte Dateien werden entweder an einer zentralen Stelle in orgaMAX abgelegt oder einmalig einem Datensatz zugeordnet und automatisch mit den zugehörigen Stammdatensätzen verknüpft. Außerdem können Sie die Verknüpfungen bearbeiten und neue hinzufügen, sodass die Dateien auch wirklich in allen wichtigen Vorgängen hinterlegt sind. Das ist nicht nur gut für den Überblick, sondern spart außerdem viel Zeit – schließlich entfällt somit die mühsame händische Suche nach einem Dokument in den einzelnen Stammdaten oder Vorgängen. Auch Ihr Speicherplatz wird es Ihnen danken, denn durch die zentrale Ablage wird nicht mehr Speicher als nötig genutzt. Abgerundet wird das neue Modul durch die Gesamtübersicht aller Dokumente. Hier finden Sie alle hinterlegten Dateien übersichtlich auf einen Blick.
Optionale Positionen in Angeboten
Nehmen wir einmal an, Sie verkaufen Modellbausätze aus Holz. Dann bestellen Ihre Kunden vermutlich oft zwar die einzelnen Bauteile, aber nicht die passenden Produkte – wie etwa Schmirgelpapier und Holzleim – um diese überhaupt verarbeiten zu können. orgaMAX 19 gibt Ihnen ab sofort die Möglichkeit, optionale Positionen in Ihre Angebote hinzuzufügen. Ihre Kunden können so selbst entscheiden, ob sie diese Positionen zusätzlich annehmen oder ignorieren möchten.
Wird das Angebot dann in eine Rechnung oder in einen Auftrag umgewandelt, erfolgt eine Abfrage, ob die optionalen Positionen in den neuen Vorgang übernommen werden sollen. Diese Neuerung kann Ihren Warenkorb erhöhen und Ihren Kunden erneute Bestellungen ersparen, die dann womöglich anderswo getätigt werden würden.
Eingangsrechnungen direkt auf „teilweise bezahlt“ setzen
Sicher ist Ihnen dieses Beispiel bestens bekannt: Sie haben eine Eingangsrechnung erfasst und leisten nun eine Teilzahlung oder bezahlen die erste Rate dieser Rechnung. Diese geleistete Zahlung können Sie mit orgaMAX 19 nun direkt in der Eingangsrechnung hinterlegen und dort den Zahlungsstatus auf „teilweise bezahlt“ setzen sowie das Zahlungsdatum vermerken. Ein Umweg über die Umsatzübersicht ist nicht mehr notwendig. Eine Funktion, die Ihnen viel Zeit sparen wird – garantiert!
Gut zu wissen: Darüber hinaus können Sie sofort den aktuellen Status der geleisteten Zahlungen im Detailbereich der Eingangsrechnung einsehen.
Alles ausser 08/15
orgaMAX 19 ist so individuell wie Ihr Unternehmen! Die neue Jahresversion bietet Ihnen die Möglichkeit, die Software an vielen elementaren Stellen auf Ihre persönlichen Ansprüche anzupassen. Auch nach außen hin können Sie Ihr Unternehmen durch individuelle Anpassungen noch professioneller darstellen.
Neue Bereichssuche
orgaMAX 19 macht Ihnen die Suche in Ihren Datenbanken noch einfacher. So können Sie Ihre Datenbanken durch eine neue kontextbezogene Volltextsuche in wichtigen Bereichen nach einem beliebigen Begriff, einer Nummer oder sogar beliebigen Kombinationen – etwa einem Kundennamen in Verbindung mit einem Ort – durchsuchen. So finden Sie garantiert auf Anhieb genau die Information, die Sie auch wirklich benötigen! Und das, ohne mit weiteren Klicks bestimmte Suchkriterien einzustellen oder die zu durchsuchende Spalte definieren zu müssen.
Darüber hinaus haben Sie aber auch die Möglichkeit, mit nur wenigen Klicks einzustellen, nach welchen Kriterien und welcher Priorität orgaMAX nach dem von Ihnen eingegebenen Begriff suchen soll. orgaMAX merkt sich diese Einstellung für die folgenden Suchvorgänge und führt Sie so noch zielgerichteter und schneller zu Ihrem gewünschten Ergebnis.
Mehrere Briefpapiere nutzen
Mit orgaMAX 19 sind Sie in Sachen Briefpapier besonders variabel und können Ihr Unternehmen noch professioneller darstellen. Denn künftig haben Sie die Möglichkeit, in einem Mandanten gleich mehrere verschiedene Briefpapiere zu nutzen. Sie entscheiden also ganz einfach von Fall zu Fall, ob Sie Ihr hinterlegtes Standard-Briefpapier, oder aber ein abweichendes einsetzen möchten. So können Sie ganz individuell zum Beispiel auf bestimmte Jahreszeiten oder Anlässe reagieren oder Kunden im Ausland mit Ihrem vollumfänglichen Angebot, also inklusive Briefpapier in Landessprache, versorgen.
Optimierte Filterfunktion
In großen Datenbanken zu filtern, konnte bislang mitunter zu einer etwas längeren Angelegenheit werden. Ursache dafür war, dass die Software bei jedem einzelnen Tastenschlag erneut eine Suche gestartet hat. Das ist in orgaMAX 19 grundlegend anders – dank der neuen, optimierten Filterfunktionen.
Diese ermöglichen eine deutlich schnellere Filterung, denn das Programm wartet nun, bis alle Filterkriterien des Nutzers definiert wurden und startet erst nach Betätigung eines „Filter aktualisieren“-Buttons die Suche. Das spart mächtig Zeit und zeigt die gesuchten Einträge so schnell wie noch nie an.
Vertragsarten mit Lieferzeiten und Fristen
Verkaufen Sie Dienstleistungen, bei denen Sie häufig Verträge mit einer vordefinierten Laufzeit erstellen müssen? Da wäre es doch hilfreich, wenn Sie verschiedene Vertragsbestandteile vordefinieren und beim Erstellen des Vertrags mit einem Klick einfügen könnten.
Bisher wurde in orgaMAX lediglich eine Vertragsbezeichnung angelegt, unter der dann weitere Verträge der gleichen Art gespeichert werden konnten. Mit orgaMAX 19 können Sie nun deutlich mehr Kriterien vordefinieren. So werden z. B. die Mindestlaufzeit, automatische Vertragsverlängerung oder Kündigungsfristen standardmäßig hinterlegt. Diese Daten sind dann bei der Anlage eines neuen Vertrags dieser Vertragsart automatisch enthalten. So wird die Vertragserstellung zum Kinderspiel!
Zusatzmodul Sicherung PRO
Das Zusatzmodul Sicherung PRO ermöglicht Ihnen eine automatische Datensicherung Ihrer ausgewählten orgaMAX-Daten ohne auf zusätzliche Dienstleistungen angewiesen zu sein. Ihre Daten werden hierbei entweder in einem deutschen Rechenzentrum nach geltendem EU-Datenschutz gesichert oder Sie legen einen Speicherort Ihrer Wahl fest.
Sie entscheiden dabei, in welchen Abständen diese Sicherung vorgenommen wird. Ob monatlich, wöchentlich, beim Beenden von orgaMAX oder täglich. Sie können zudem definieren, zu welcher Uhrzeit das Backup aller orgaMAX Daten gezogen wird.
Hinweis: Dieses Modul kann ab der orgaMAX Standard Version erworben werden. Eine automatische Datensicherung in der Cloud ist nur mit der aktuellen orgaMAX Version möglich.
Weitere Neuheiten in orgaMAX 19
Mit orgaMAX 19 erhalten Sie außerdem neue Detailbereiche, Vorlagen, Optimierungen und bessere Übersichtlichkeit in bestimmten Bereichen:
- Im Kunden-Detailbereich „Gekaufte Artikel“ wird mit orgaMAX 19 nun auch die zuletzt georderte Menge sowie der letzte Einzelpreis angezeigt. Gleiches gilt auch für den Artikel-Detailbereich „Kaufende Kunden“ – auch hier sind diese beiden Spalten nun eingefügt.
- In der Liste der Rechnungen steht ab sofort auch die Spalte „Verwendung“ zur Verfügung.
- Mit der neuen Vorlage „Angebot mit Gesamtpreisen der Alternativen“ können jetzt Gesamtpreise zu Alternativpositionen ausgegeben werden.
- Durch eine Optimierung der Vorschläge im Zuordnungs-Assistenten können Buchungen nun noch schneller zugeordnet werden.
- Durch die Anzeige der zugeordneten Kategorie der einzelnen Eingangsrechnungen wird die Übersicht im Bereich der Eingangsrechnungen verbessert und vereinfacht. Ein Wechsel in den jeweiligen Detailbereich der Rechnung ist so nicht mehr nötig, um deren zugeordnete Kategorie zu sehen.
Weitere Nutzung der orgaMAX Mobile App für Ihr Smartphone oder Tablet
Greifen Sie von überall auf Ihre aktuellen Umsatzzahlen zu. Nutzen Sie Ihr Smartphone oder Tablet, um bereits im Kundengespräch ein Angebot vorzubereiten, das Sie später am Rechner finalisieren. Seien Sie smarter als Ihr Wettbewerber. Mit orgaMAX.
Hinweis: Die Screenshots dienen zur Veranschaulichung der Funktionen. Die Darstellung in orgaMAX 19 kann davon teilweise leicht abweichen.